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从公共服务视角看美国档案工作(转载)
时间:2009-09-17 23:35:10  来源:  作者:simyjs  点击量:

作者:孙保锋 来源:《中国档案报》


  2009年4月11日至5月7日,我参加了国家档案局组织的中青年档案干部电子文件管理培训班,赴美国进行了为期28天的研讨培训。按照深入贯彻落实科学发展观和中央领导同志关于借鉴国外先进经验、推进完善我国档案事业的指示精神,培训班先后在密歇根大学本特利历史图书馆、美国国家档案馆和耶鲁大学档案手稿部进行了研讨和培训,学员们较为全面地了解了美国档案业界的工作特点和发展趋势,打开了思路,获得了启发,受益匪浅。
  中美两国有着不同的经济、政治、社会、文化和历史背景,因此从中国档案工作者的角度看,美国档案业界在公共服务、理念意识、馆藏特色、展览宣传、保护技术、电子档案、数字化等方面有鲜明的特点。在所有这些特点中,最为重要也是最为核心的就是公共服务,可以说,美国档案事业的各项工作无不是围绕公共服务这个灵魂开展进行的,即便是档案修裱这样看似远离服务前台的后台业务,实际也贯穿着公共服务意识。

  一、公共服务:档案馆的核心职能

  1.美国各级各类档案馆都有着强烈的公共服务意识――只有更多的档案被利用才能体现档案馆的存在价值。
  首先是能开放的档案尽可能开放。美国于1966年颁布了《信息自由法》,明确提出“民众对政府体系行为的参与和分享”。除了对涉及国家安全和个人隐私的文件开放期从严控制外,美国的各级公立档案馆依法对开放档案,利用限制少,解密时间短。而且不管是美国人还是外国人,只要持有合法身份证明,在利用档案方面享受同等权利。
  其次,美国国家档案馆工作人员多次向参训学员提到,当利用者和国家机关之间就利用档案发生冲突时,国家档案馆会优先考虑满足个人的需求。尽管如此,美国国家档案馆还是经常因为某个档案不开放被告上法庭,所以国家档案馆有一个专门的律师团来应付各种诉讼案。
  第三,美国档案同行认为,档案馆是民众了解本国、本州、本市历史文化的地方。1934年国家档案馆一馆奠基时,胡佛总统称国家档案馆是美国的历史神殿,象征美国精神。美国国家档案馆一馆位于华盛顿特区中心地带,周围是美国国家美术馆、国家自然历史博物馆、国家航空航天博物馆,因此国家档案馆一馆参观者非常多,门口经常排起长队。据统计,国家档案馆一馆每年接待参观者100多万人次,人们在这里能看到堪称美国三大国宝的《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》的原件,这些档案是用羽毛笔写在羊皮纸上的,异常珍贵。
  第四,财政预算与服务效果挂钩。据了解,美国公立档案馆的经费主要来自政府投资,而政府会拨付多少预算则要取决于档案馆为社会提供多少有价值的服务,因此档案利用率越高的档案馆,获得的资金支持就越多。这也是美国档案馆紧密围绕公共服务做好利用工作的动力机制。
  第五,尽可能把方便带给利用者。举个小例子,在本特利历史图书馆,利用者可以自带相机拍摄档案,并不收费。
  第六,让每个档案人熟悉公共服务。为了让每个工作人员都知道服务的重要性,并且了解服务流程和利用者的需求,耶鲁大学档案手稿部实行员工轮流接待服务制度,规定每个档案工作人员每周最少接待咨询服务利用者两小时。如此一来,每个档案工作者都会把本职岗位与利用服务工作挂钩,增强了服务观念,推进了各项职能的完善。
  2.为什么要把档案装进盒子――选择的文化
  在密歇根大学本特利历史图书馆,美国同行反复提出一个概念――选择的文化(Culture  of Choice)。这个概念是什么意思呢?通过与美国同行的交流,笔者认为,在有限的预算下,做这项工作而不是那项,在这方面花钱,而不是在其他方面。比如说,美国档案馆大都是把档案装进盒子,这一方面节约装具成本,一方面也节约整理时间,同时体现了美国同行更看重档案原始保存状态的观念。因此,美国各级各类档案馆都把更多的财力、人力投入到公众利用服务上,特别是检索工具(Finding Aids)的研发上。
  3.用IT技术推动高效、快捷的公共服务
  美国档案业界,不论是国家档案馆还是大学档案馆,对于开发计算机网络与检索系统,都是不遗余力的。
  美国各级档案馆几乎都有自己的网站,网站大都不做太多装饰,页面简洁,版块明晰,但功能完善,内容丰富。无论是美国国家档案馆还是本特利历史图书馆,网站英亚英亚体育平台都有介绍如何利用检索工具进行查询的指南专栏,这些指南大都是一问一答方式,浅显易懂,即使对档案工作一窍不通的人也会很快掌握检索方法。
  计算机检索工具历来为美国档案业界所高度重视。美国国家档案馆推出了两个最重要的检索系统,一是档案目录检索系统(ARC),通过该系统用户可以检索到国家一馆、二馆及其附属的12个美国总统图书馆收藏的全国范围内的档案资料。二是美国国家档案馆档案数据库(AAD),主要致力于提供以电子形式创建和存储的政府文件的检索利用。ARC和AAD具有强大的检索功能,使用与GOOGLE的搜索模式相似,只需在搜索引擎中输入关键词即可查询到相关内容,即使对档案馆一无所知也很容易进行检索。
  此外,AAD还设置了高级检索功能,可以进行更精确的查询。可以说,正是有了ARC和AAD等检索工具的助推,美国国家档案馆90多亿页的海量馆藏才能被更充分、高效地利用。
  4.普遍较高的全民档案意识
  美国人走进档案馆的意识普遍比较高,而且是来自社会各个阶层、各个研究领域的人都会不约而同地走进档案馆。有的是进行学术研究,有的是从事社会调查,有的是从事传记写作,有的是接受档案专业培训,更有的为了寻根――找到自己的家谱(在美国档案业界,家谱学是一门显学,家谱学家大有人在),利用目的五花八门,而档案馆都能满足他们的需要。在美国国家档案馆二馆培训期间,我们发现利用者川流不息,工作人员非常忙碌。中午吃饭时300多座位的餐厅座无虚席。据统计,美国国家档案馆每年接待的利用者达6、7万人,网上利用者更是不计其数。
  美国人的捐赠意识很强,这一点在档案方面也有突出体现。大多数美国人会把档案捐给档案馆当作自己的荣幸,有一位毕业于耶鲁大学的剧作家把自己所有档案都寄给了耶鲁大学手稿档案部,包括报纸剪贴本和奖杯,但是耶鲁的档案工作者说奖杯不属于他们的收集范围,因此准备退还给他。很多美国人搬家时发现老档案,也会主动捐给档案馆。当然这里也有一个机制问题,那就是美国政府规定,对档案馆的捐赠可以抵税。
  美国人在利用档案时有着相当自觉的版权意识,即使仅仅用了一张纸也会详细注明出处,这与美国较为完善的版权法有关。在很多情况下,利用者都会与档案馆签订版权协议。因此,培训班学员多次问到的版权问题对于美国档案馆来说根本不是问题,因为版权意识在美国深入人心。

  二、档案是什么:关联性赋予档案大概念

  在本特利历史图书馆,美国同行提出了这样一个命题:如果对档案一无所知的人,比如说你的岳母问你,档案馆是什么,你怎样回答?
  美国同行的回答方式相当微妙。他们把我们带到位于密歇根大学中央校区的底特律天文台,在参观完这座历史悠久的天文台后,他们告诉我们,这座天文台已经由本特利历史图书馆接管,下面要讲的是档案的关联性。姑且不论何谓关联性,仅就底特律天文台及其各种器材资料归属于档案馆这一事件本身,就具有很大的启发意义,对于我们在这个日新月异的时代,考辨“档案馆是什么”、“档案是什么”这个档案工作核心问题打开了思维的天窗。一座本应隶属科研部门的天文台最后却交给了档案馆,这暗示着:一座天文台也可以是一份珍贵档案,而档案馆就是一个记录着国家、社会、文化变迁的具有广阔外延的历史宝库。
  从关联性这个概念出发,以本特利历史图书馆为代表的美国的各级档案馆不仅收藏公文等公共档案资源,更致力于收藏手稿、日记、家谱、海报、信函、论文、出版物、人口普查、口述资料等社会和私人的重要档案。这点跟当前我国构建档案资源体系有很大关联,对于我们深入理解实践国家档案局局长中央档案馆馆长杨冬权提出的建立“两个体系”的指导思想,具有很强的借鉴意义。

  三、定向征集:特色馆藏之路

  美国的大学档案馆在档案征集上都很下功夫,而且特别重视建立自己的特色馆藏。
  在耶鲁大学档案手稿部,二战期间纳粹大屠杀幸存者证言影像资料是他们的一大馆藏特色。1979年,美国电视工作者启动了一项针对二战期间纳粹大屠杀幸存者进行采访录像的项目。1981年,这些由4400个证人组成、长达12000小时的原始证言影像资料由耶鲁大学收藏。这些特殊的馆藏对于耶鲁大学档案手稿部价值连城,他们不仅全力将这些原始录像数字化,并且进行了准确到帧的著录,也就是说,可以又快又准地查到,哪个证人在哪一帧画面说了哪些关于大屠杀的证词。2007年,耶鲁大学档案手稿部举办了大屠杀证言影像档案高级研讨会,来自欧美等国家的40多位学者、作家和新闻工作者参加了这次研讨会。由于这些影像资料的价值,截止到2006年9月,耶鲁大学档案手稿部已经接收到来自社会各界超过百万美元的捐款。可以说,正是因为拥有了这样珍贵的特色馆藏,耶鲁大学档案手稿部成为全世界研究二战期间纳粹迫害屠杀犹太人的影像档案中心。

  四、主题展览:互动的艺术

  美国档案界很重视展览,美国国家档案馆一馆、二馆都有固定展览,同时有专门的展览部。据介绍,大型展览一般四年更新一次,小型展览――如目前正在美国国家档案馆一馆展出的庆祝建馆75周年纪念展《BIG》,一般一年举办两次。美国国家档案馆展览内容和形式很丰富,除了前面提到的国宝级的历史文献,还有大量反映国家重要历史事件、历史人物的文件、照片、电影、录音、手迹等,反映家族史的族谱、影集,反映美国科技发展的设备、方案、图纸等。例如,美国国家档案馆一馆展览就把很多集成电路放到一起展示,直观地告诉人们美国计算机技术的发展史,把各个时代的胶片磁带放到一起,展示影像技术的变迁。
  美国的档案馆和博物馆都很注重展览的互动效果,各有各的新意。美国国家档案馆有一个展区复制了大量档案,可供参观者亲自触摸体验。美国国家美术馆有一个绘画区,专供少年儿童临摹名画。美国福特汽车博物馆、林肯纪念堂等很多展馆都有投进去一枚硬币,就会自动锻压出一枚汽车或人物的像章的机器。
  最有意思的是密歇根大学美术馆运用电脑技术制作的一个互动平台:在这个平台上有一幅世界地图,从平台的各个角落不断出现各种艺术品的图标,参观者用手可以控制这些图标运动,当把某个图标移动到地图上这个艺术品所属的国家时,图标会自动打开,并且出现艺术品的说明词。这个寓教于乐的游戏让包括很多大人在内的参观者都玩得不亦乐乎。

  五、继承传统很重要:300年的修复技术

  美国是一个科技高度发达的国家,但也是一个对传统技艺十分尊重的国家。在本特利历史图书馆的技术保护部,培训班学员的这种感受尤为强烈。不论是书籍的装订、封皮、烫金,还是地图的拼接、档案的裱糊、照片的还原,都有一套系统成熟的方法,而且几乎每个技术保护人员都有拿手绝活。在档案修复中,美国同行特别注重修旧如初的原则,比如原书用羊皮做封面,那在修复时一定会用羊皮。
  传帮带是延续传统技艺的重要方式。Jim是保护部的负责人,他从1949年开始从事档案修复工作,至今已经60年。他告诉我们,这门技艺源于欧洲,已经延续了300年,而且他已经找到了传授衣钵的徒弟,就像他父亲把这门手艺传给他一样。正是有了这门技艺,不仅密歇根大学各个图书馆指定到本特利历史图书馆进行图书资料修裱,密歇根州的其他一些档案馆、图书馆也都慕名而来,可以说这门传承了300年的技艺已经成为一个档案保护的品牌。

  六、谁该优先数字化:战略、技术与合作

  数字化是美国各级档案馆的重要工作之一,但是国家档案馆和大学档案馆采取的策略并不一样。密歇根大学本特利历史图书馆和耶鲁大学档案手稿部由于经费所限,对于哪些档案进行数字化都会精挑细选。这里有两个优先原则,一是珍贵馆藏和特色馆藏;二是调阅率或网上点击率高的,如本特利历史图书馆只有不到10%的档案被数字化,那些从未被调阅或者1年仅调过一两次的档案是绝对不会被数字化的。这也体现了选择的文化。
  美国国家档案馆馆藏数量巨大,有90多亿页,以现在的速度对全部馆藏进行数字化预计要4000年才能完成,而美国国家档案馆的利用者特别是网上查阅者人数众多,因此数字化成为档案馆工作的重中之重。通过在美国国家档案馆二馆的培训参观,笔者感到美国国家档案馆的数字化工作有如下几个特点:
  第一,从制定战略规划入手。美国档案界眼中的数字化绝不是简单的档案扫描转换,而是一项周期长、任务重、运作复杂的系统工程,科学系统的规划布局尤为重要。因此,美国同行特别强调说,前期调研和战略规划的制定在美国国家档案馆数字化工作中占到总工作量的1/3。
  第二,建立综合性数字化实验室。美国国家档案馆二馆拥有10多个实验室,对纸质档案、缩微胶片、照片、底片、录音、录像等各种载体的档案进行数字化实验,一方面处理部分复杂的档案数字化问题,比如超大型图纸、损坏的录像带等,一方面确定大规模数字化应该使用的最佳设备和指标。因此数字化实验又占据了全部数字化工作量的1/3。
  第三,寻求技术与商业合作。美国档案界善于借势,利用合作伙伴的能力进行数字化工作,不但节省了档案馆的时间、精力、资金,还能发挥技术公司的最大优势,做出优质的数字化产品。目前美国国家档案馆有EMC公司等6家数字化合作机构。除了技术合作,美国国家档案馆还与亚马逊网站等公司建立了商业合作关系。截止到2008年底,美国国家档案馆从这项合作中收益近百万美元。

  七、打造未来档案馆:电子文件档案馆

  美国国家档案馆声称,电子文件档案馆(Electronic Records Archives,简称ERA),是他们正在全力打造的未来档案馆。
  自从步入信息化社会,美国国家档案馆保管的各个国家机关形成的电子文件不仅在数量上呈指数级骤增,网页、数据库、电子邮件、数字影像、地理空间数据等电子文件的种类日益丰富,而且高速发展的计算机技术也产生一系列连锁问题。这些都需要全新的理念、方法和技术来进行系统性的整体应对。此外,公众也迫切希望能够从网上获取国家档案馆中保存的电子文件。
  在这一背景下,1998年美国国家档案文件管理局提出了ERA――电子文件档案馆的解决方案。2008年6月,电子文件档案馆系统初步开通,即基本模块已经完成,但是该系统的全面开通要到2011年,到那时社会公众可以访问该系统,ERA也将使美国国家档案馆在未来能够履行接收、保存和利用政府机关、国会、法院形成的各种形式、不同格式电子文件的使命。
  按照美国国家档案文件管理局的说法,电子文件档案馆的终极目标是,提供所有类型电子文件的利用服务,这一服务不受时间和技术的限制,任何人在任何地点、任何时间都可以通过互联网获得。国内档案学界有人认为电子文件档案馆是数字档案馆的一种类型,显然是误解。因为数字化与电子文件档案馆,是美国国家档案文件管理局应对网络时代挑战的两大举措。数字化是将传统档案载体转换成计算机信息,电子文件档案馆则是为生来就是电子文件的档案创造一个有别于传统库房的新家。随着数字档案馆的建立和电子文件档案馆的成熟,总有一天,两者会合并为一体,所有的档案信息都会存储在计算机中,完全实现档案的电子保管与利用。

  八、给电邮一个理想归宿:MeMail项目

  与美国国家档案文件管理局打造电子文件档案馆的宏大工程不同,密歇根大学本特利历史图书馆致力于MeMail项目的研发攻坚。所谓MeMail,就是密歇根大学高级行政主管电子邮件归档与利用系统。
  本特利历史图书馆之所以开发MeMail项目,正是因为在密歇根大学,校长、各个院系的院长主任、图书馆长之间的行政事务联系越来越多的通过电子邮件,这些邮件已经成为密大文书档案的重要组成部分。如何将它们安全、合理地归档存储,如何提供快捷、准确的检索服务,这些亟待解决的问题已经摆在了档案工作者的面前。
  MeMail项目的难点与ERA有许多相似之处,比如电子邮件的归档鉴定,电邮的行文格式,附件如何处理,电邮的存储格式和读取方式,当然最难的是如何保证归档电邮与原始电邮的完全一致,也就是真实性问题。目前,MeMail项目已经组建了一个由档案学者、计算机专家、信息学专家、法律顾问等人员组成的团队,不久的将来这一系统就能启用。
  无论如何,美国各级各类档案馆面对信息时代和IT技术的冲击,都从各自角度提出了应对策略,为公众、政府和各种组织提供更便捷、更有效的服务。这也可以看作数字化生存环境下美国档案业界发展的大趋势和大方向。

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